PREGUNTAS FRECUENTES
.... RELACIONADAS CON SISTEMAS DE GESTION ISO
¿Qué significa “sistema de gestión”?
Según las normas ISO, la definición de sistema de gestión es: “Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.”
En pocas palabras, se refiere a la gestión sistemática de los procesos de una organización con el fin de cumplir con sus objetivos y políticas.
¿Para qué necesito un sistema de gestión ISO?
En términos generales, el tener un sistema de gestión basado en una norma ISO, por ejemplo, ISO 9001, ayuda a cumplir con los requisitos de las partes interesadas pertinentes de manera sistemática y eficaz.
Por ejemplo, con un sistema de gestión de la calidad ISO 9001, los beneficios esperados son la capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente, abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos, y la capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión de la calidad especificados.
Con un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo basado en ISO 45001 se espera proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables, prevenir lesiones y deterioro de la salud, relacionados con el trabajo y mejorar continuamente el desempeño de la seguridad y salud en el trabajo.
Un sistema de gestión antisoborno basado en ISO 37001 ayuda a la organización a implementar medidas razonables y proporcionales para prevenir, detectar y enfrentar al soborno.
Todos los sistemas de gestión ISO abordan lo siguiente: Contexto de la organización, Liderazgo, Planificación, Apoyo, Operación, Evaluación de desempeño, Mejora.
Mi empresa es pequeña, ¿puedo implementar un sistema de gestión basado en una norma ISO?
Las normas de sistemas de gestión, como por ejemplo ISO 9001, ISO 45001, ISO 37001, etc. pueden ser aplicadas en empresas de cualquier tamaño y sector.
¿Necesito ayuda para implementar un sistema de gestión?
Sí. Aunque los conceptos incluidos en las normas ISO parecen estar claros y hay mucho material de apoyo para la implementación, en nuestra experiencia es altamente recomendable pedir la ayuda de un experto, por las siguientes dos razones:
¿Puedo implementar varias normas al mismo tiempo? ¿Por ejemplo, ISO 9001 e ISO 45001?
Sí. Cuando se integran varios tipos de sistemas de gestión se habla de un sistema de gestión “combinado” o “integrado”.
¿Cómo elijo a un consultor?
Hay varias características que debes buscar en un consultor:
EVITA:
Consultores que:
LO QUE DEBES BUSCAR:
Un equipo consultor que te enseña como se aplica la norma en tu organización y que te lleva de la mano en la implementación.
¿Cuánto tiempo demora la implementación?
Eso depende de muchas variables, por ejemplo, el tamaño de la empresa, la cantidad de sitios dentro del alcance del sistema de gestión, la complejidad y los niveles de riesgo de las operaciones.
Para una pequeña empresa es realista calcular aproximadamente 6 meses para la implementación. Para una empresa grande puede demorar mucho más.
En casos de “emergencia” porque alguna parte interesada exige la implementación o la certificación dentro de un plazo establecido se puedes acelerar el proceso de implementación bajo la condición del involucramiento total de la dirección y de todo el personal, y de su disposición de trabajar horas extra.
¿La certificación es un requisito?
No, al menos que sea un requisito de alguna de las partes interesadas, por ejemplo de algún cliente o cliente potencial. La implementación de un sistema de gestión es una decisión estratégica de la organización.
¿Cómo elijo a la empresa certificadora?
Es altamente recomendable optar por una empresa certificadora que está acreditada por un organismo nacional de acreditación que está vinculado al “International Accreditation Forum” (IAF). De esta manera te aseguras que los procesos de certificación siguen los lineamientos internacionales de ISO.
Cada empresa de acreditación tiene una base de datos con buscador disponible al público a través de su página web donde podrás encontrar una empresa certificadora que te conviene.
CUIDADO:
Lee bien las condiciones de contrato. Evita contratos que no se pueden cancelar o solamente se pueden cancelar con una multa. No pagues por el concepto de “no conformidades encontradas” o “revisión de acciones correctivas”. Solicita evidencia de la competencia del equipo auditor. Toma en cuenta los cargos adicionales por conceptos como tiempo de viaje, cuota de aplicación, cuota de certificación.
Y finalmente, compara varias propuestas.
Según las normas ISO, la definición de sistema de gestión es: “Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.”
En pocas palabras, se refiere a la gestión sistemática de los procesos de una organización con el fin de cumplir con sus objetivos y políticas.
¿Para qué necesito un sistema de gestión ISO?
En términos generales, el tener un sistema de gestión basado en una norma ISO, por ejemplo, ISO 9001, ayuda a cumplir con los requisitos de las partes interesadas pertinentes de manera sistemática y eficaz.
Por ejemplo, con un sistema de gestión de la calidad ISO 9001, los beneficios esperados son la capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente, abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos, y la capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión de la calidad especificados.
Con un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo basado en ISO 45001 se espera proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables, prevenir lesiones y deterioro de la salud, relacionados con el trabajo y mejorar continuamente el desempeño de la seguridad y salud en el trabajo.
Un sistema de gestión antisoborno basado en ISO 37001 ayuda a la organización a implementar medidas razonables y proporcionales para prevenir, detectar y enfrentar al soborno.
Todos los sistemas de gestión ISO abordan lo siguiente: Contexto de la organización, Liderazgo, Planificación, Apoyo, Operación, Evaluación de desempeño, Mejora.
Mi empresa es pequeña, ¿puedo implementar un sistema de gestión basado en una norma ISO?
Las normas de sistemas de gestión, como por ejemplo ISO 9001, ISO 45001, ISO 37001, etc. pueden ser aplicadas en empresas de cualquier tamaño y sector.
¿Necesito ayuda para implementar un sistema de gestión?
Sí. Aunque los conceptos incluidos en las normas ISO parecen estar claros y hay mucho material de apoyo para la implementación, en nuestra experiencia es altamente recomendable pedir la ayuda de un experto, por las siguientes dos razones:
- Un experto tiene conocimientos profundos de la intención y del propósito de cada uno de los requisitos de la norma, y como aplican a tu organización.
- Las personas que trabajan de manera permanente en la organización normalmente están ocupados en sus actividades diarias y les queda muy poco tiempo para dedicarse a la tarea adicional de implementar un sistema de gestión.
¿Puedo implementar varias normas al mismo tiempo? ¿Por ejemplo, ISO 9001 e ISO 45001?
Sí. Cuando se integran varios tipos de sistemas de gestión se habla de un sistema de gestión “combinado” o “integrado”.
¿Cómo elijo a un consultor?
Hay varias características que debes buscar en un consultor:
- Experiencia implementando sistemas de gestión.
- Conocimientos profundos de la norma a implementar.
- Integridad.
EVITA:
Consultores que:
- Dicen que no es necesario el involucramiento de la alta dirección.
- Que te entregan un paquete de formatos y documentos pre-hechos del estilo “una talla para todos” (one-fits-all).
- Limitan su participación a visitas periódicas para dejar trabajo y revisar avances sin involucrarse en el proceso.
LO QUE DEBES BUSCAR:
Un equipo consultor que te enseña como se aplica la norma en tu organización y que te lleva de la mano en la implementación.
¿Cuánto tiempo demora la implementación?
Eso depende de muchas variables, por ejemplo, el tamaño de la empresa, la cantidad de sitios dentro del alcance del sistema de gestión, la complejidad y los niveles de riesgo de las operaciones.
Para una pequeña empresa es realista calcular aproximadamente 6 meses para la implementación. Para una empresa grande puede demorar mucho más.
En casos de “emergencia” porque alguna parte interesada exige la implementación o la certificación dentro de un plazo establecido se puedes acelerar el proceso de implementación bajo la condición del involucramiento total de la dirección y de todo el personal, y de su disposición de trabajar horas extra.
¿La certificación es un requisito?
No, al menos que sea un requisito de alguna de las partes interesadas, por ejemplo de algún cliente o cliente potencial. La implementación de un sistema de gestión es una decisión estratégica de la organización.
¿Cómo elijo a la empresa certificadora?
Es altamente recomendable optar por una empresa certificadora que está acreditada por un organismo nacional de acreditación que está vinculado al “International Accreditation Forum” (IAF). De esta manera te aseguras que los procesos de certificación siguen los lineamientos internacionales de ISO.
Cada empresa de acreditación tiene una base de datos con buscador disponible al público a través de su página web donde podrás encontrar una empresa certificadora que te conviene.
CUIDADO:
Lee bien las condiciones de contrato. Evita contratos que no se pueden cancelar o solamente se pueden cancelar con una multa. No pagues por el concepto de “no conformidades encontradas” o “revisión de acciones correctivas”. Solicita evidencia de la competencia del equipo auditor. Toma en cuenta los cargos adicionales por conceptos como tiempo de viaje, cuota de aplicación, cuota de certificación.
Y finalmente, compara varias propuestas.
PREGUNTAS FRECUENTES
...RELACIONADAS CON CURSOS DE AUDITOR INTERNO O AUDITOR LIDER
¿Cuáles son los criterios para seleccionar una empresa proveedora de cursos?
A veces nos dejamos impresionar por nombre conocidos de empresas. Más que el nombre de la empresa, fíjate en los currículos del equipo instructor y en el método de enseñanza que usan. Tomar un curso auditor representa una inversión significativa en tiempo y dinero, por lo tanto, asegúrate que el curso corresponde a tus necesidades.
¿Qué es mejor: ¿un curso guiado por un instructor?, ¿un curso virtual?, ¿un curso en línea?
Bajo nuestro punto de vista siempre es mejor un curso guiado por un instructor dado que se enriquece el aprendizaje a través de la interacción con los demás participantes y el equipo instructor.
Hoy día se cuenta con la tecnología adecuada para cursos guiados por un instructor en vivo en un salón de clase virtual.
Los cursos en línea, es decir, cursos pregrabados pueden ser una buena opción para aquellos cuyos compromisos de trabajo o personales no les permiten participar en un curso presencial. Sin embargo, antes de comprometerse con un curso en línea, toma en cuenta que una parte importante de las competencias de un auditor son sus habilidades suaves, por ejemplo la habilidad de comunicarse de manera efectiva con el auditado durante la recolección de evidencias y la presentación de los resultados y de las conclusiones de la auditoría. Esas son habilidades que no se pueden aprender a través de la teoría.
A veces nos dejamos impresionar por nombre conocidos de empresas. Más que el nombre de la empresa, fíjate en los currículos del equipo instructor y en el método de enseñanza que usan. Tomar un curso auditor representa una inversión significativa en tiempo y dinero, por lo tanto, asegúrate que el curso corresponde a tus necesidades.
¿Qué es mejor: ¿un curso guiado por un instructor?, ¿un curso virtual?, ¿un curso en línea?
Bajo nuestro punto de vista siempre es mejor un curso guiado por un instructor dado que se enriquece el aprendizaje a través de la interacción con los demás participantes y el equipo instructor.
Hoy día se cuenta con la tecnología adecuada para cursos guiados por un instructor en vivo en un salón de clase virtual.
Los cursos en línea, es decir, cursos pregrabados pueden ser una buena opción para aquellos cuyos compromisos de trabajo o personales no les permiten participar en un curso presencial. Sin embargo, antes de comprometerse con un curso en línea, toma en cuenta que una parte importante de las competencias de un auditor son sus habilidades suaves, por ejemplo la habilidad de comunicarse de manera efectiva con el auditado durante la recolección de evidencias y la presentación de los resultados y de las conclusiones de la auditoría. Esas son habilidades que no se pueden aprender a través de la teoría.